Basicamente, a função (e suas variantes PROCV e PROCH, dependendo do eixo em que se buscam os dados, se linhas ou colunas) pode ser usada para estabelecer um relacionamento entre listas ou bancos de dados feitos nas próprias planilhas do Excel, funcionando de uma maneira simplificada do comando "Select", típico do SQL.
Para exemplificar, vamos imaginar um microssistema de controle de pedidos de uma pizzaria. Em uma das planilhas, cadastraremos os sabores das pizzas, bebidas, seus respectivos preços e criaremos um campo de identificação, atribuindo um código para representar cada um dos itens cadastrados.
Com a planilha de itens em estoque construída e preenchida, é possível lançar mão da função PROC para que ela retorne uma informação em específico (no caso, o nome e/ou valor da pizza) a partir do identificador cadastrado.
Após a criação de nosso banco de dados, vamos gerar uma segunda planilha para controlar os pedidos:
A ideia é que o operador a utilizar a planilha de pedidos preencha uma série de códigos na coluna "A" para que o sistema puxe, automaticamente, as informações de cada item direto da planilha "Pizzas", que, para fins deste exemplo, é a nossa base de dados dos produtos disponíveis para venda.
Clique no menu "Fórmula", botão "Inserir Função", que pode ser utilizada pelo atalho SHIFT + F3 também.
Selecione a categoria "Pesquisa e Referência" na caixa de diálogo, marque a função PROCV e clique no botão "OK".
Clique em "OK" novamente. Em seguida, você terá de indicar um valor procurado a partir de um intervalo de linhas ou colunas (ou de uma matriz).
No caso do "Valor Procurado", vamos indicar a primeira célula em que o código de referência para procura na base de dados será digitado (no nosso caso, é a célula A4).
A seguir, escolheremos a informação sobre qual coluna (por isso usamos PROCV e não PROCH) deverá ser trazida do banco. Como a descrição das pizzas está na coluna B da planilha de pesquisa, a informação a se preencher no campo "Num_índice_coluna" é o número 2.
Clique em "OK".
Para trazer as informações de preço da pizza identificada pelo código, basta repetir a fórmula usada na célula B4 da planilha de pedidos, apenas alterando o final dela, substituindo a coluna de 2 para 3 (pois os preços estão na coluna C, a terceira da planilha de pizzas).
Fonte: http://www.superdownloads.com.br/materias/organizando-listas-bancos-de-dados-no-excel-funcao-proc.html#ixzz2NfifmhYl
Agora, é o momento de escolher a faixa de dados (matriz-tabela) na qual serão feitas a pesquisas de informações. Vamos selecionar as linhas e colunas do banco de dados cadastrado na planilha "Pizzas", excluindo o cabeçalho.
Pronto! Com essa função simples e suas variantes, você já pode, apenas com o Excel, organizar pequenos sistemas integrados com informações sobre clientes, estoques, preços, planilhas de funcionários, agendas mais elaboradas, controles de gastos, listas de álbuns de música e muito mais.
Fonte: Super Downloads